ninetech-dokumenthantering

Ninetech dokumenthantering

Ninetech dokumenthantering bygger på plattformen SharePoint och drar nytta av alla de fördelar som plattformen erbjuder. Vi kan erbjuda konceptet både för en OnPrem lösning som för en lösning i SharePoint Online. Det senare alternativet blir allt vanligare både gällande dokumenthantering i olika former som intranät och ytor för samarbete. Konceptet bygger på att dokumenthantering ska finnas som stöd för hela verksamheten.

Varför ska man då ta tag i sin dokumenthantering på ett lite mer strukturerat sätt? Här har vi listat några punkter vi tycker är viktiga:

  • Tillgängligt för ”rätt” personer, styr åtkomst och vad man som användare hittar och ser. Underlättar och ger trygghet.
  • Struktur så att det går att hitta ”rätt” och ”lätt”.
  • Säker, så den inte kan bli förstörd, inte tillgänglig för obehöriga
  • Se skillnad på färdiga dokument och arbetsmaterial (Statushantering, dokumentlivscykel)
  • Spårbarhet, kunna se vad som har hänt med informationen (Versionshantering)
  • Arbeta tillsammans kring dokumentproduktion (Collaboration)
  • Stödja arbetsprocessen, tydligt ägarskap
  • Möjligheten att kunna rensa/gallra information på strukturerat sätt
  • Hela livscykeln, vad händer när ett dokument inte är aktuellt längre? Regelverk för arkivering eller rensning.
  • Möjlighet och stöd för arbetsflöden och olika roller för skapande och godkännande.

Att synliggöra processer, ägarskap, policys, rutiner och regelverk är smidigt i det koncept vi skapat för kvalitets- och ledningssystem.

processkarta

Det synliggör och presenterar aktuell information och dokumentation för processers olika steg. Navigering sker antingen genom att klicka sig via processkartorna eller via menyn. Verktyget har inte bara vyer och stöd för de som ska konsumera beskrivningar & information. Det ger också stöd och hjälp för processansvariga att löpande jobba med sina processer och rutiner på ett överskådligt och samlat sätt. Versionshantering och behörighetsmodell skapar trygghet att informationen presenteras korrekt.

Med hjälp av SharePoint har man också goda möjligheter att förenkla optimera sin avtalshantering. Nedan är ett exempel på hur vi använt SharePoint i en struktur för att samla alla relaterade dokument i en kundportfolio.  Där vi låter dokument som tillhör samma kund eller avtal dela metadata för optimal sökbarhet i systemet.

avtalshantering

I våra koncept runt dokumenthantering kan vi även hjälpa till med:

  • Centraliserad mallhantering
  • Godkännandeprocess och utökad versionshantering för styrande dokument
  • Bevakning av utgångsdatum med avisering till berörda personer
  • Koppling av mallar och blanketter till styrande dokument
  • Styrande metadata synkroniseras till dokument
  • Processtöd för dokumenthantering
  • Kund- och avtalshantering

Är du intresserad och vill veta eller lära mer? Kontakta oss gärna.